El fichaje digital ya no es una opción. El Consejo de Ministros aprobó en septiembre de 2025 la tramitación urgente de la normativa que obliga a todas las empresas españolas a abandonar el papel y el Excel y adoptar un sistema digital de registro de jornada.
En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber: qué cambia, cuándo entra en vigor, qué sanciones hay y cómo preparar tu empresa antes de que sea demasiado tarde.
Qué cambia con la normativa 2026
Desde 2019 existe la obligación de llevar un registro de jornada. Lo que cambia en 2026 es cómo debe hacerse ese registro.
Lo que ya no será válido
- Papel (hojas de asistencia firmadas)
- Excel y Google Sheets
- Cualquier sistema editable sin trazabilidad
- Sistemas biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial)
- Registros rellenados a posteriori
Lo que exige el nuevo sistema
- Sistema 100% digital con marca de tiempo automática
- Inalterable: cualquier corrección queda registrada con quién, cuándo y por qué
- Acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo
- Registro de pausas, no solo entrada y salida
- Diferenciación de horas: ordinarias, extra y complementarias
- Conservación 4 años garantizada
- Portal del trabajador: cada empleado consulta sus propios registros
- Servidores en el EEE (exigencia RGPD)
Cuándo entra en vigor
| Hito | Fecha |
|---|---|
| Aprobación tramitación urgente | 30 sept. 2025 |
| Dictámenes y aprobación final | Primer semestre 2026 |
| Período de adaptación | 6-12 meses desde aprobación |
| Entrada en vigor plena | Estimado: finales 2026 |
Recomendación: no esperes a la aprobación definitiva. Las empresas que se anticipen tendrán ventaja competitiva y evitarán las multas de los primeros meses de aplicación.
Las sanciones por no cumplir
La LISOS clasifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave:
| Gravedad | Multa por trabajador |
|---|---|
| Grado mínimo | 626 € – 1.250 € |
| Grado medio | 1.251 € – 3.125 € |
| Grado máximo | 3.126 € – 6.250 € |
| Falsificación de registros | Hasta 10.000 € |
Qué necesita tu sistema para cumplir
Antes de contratar cualquier software, verifica que cumple todos estos requisitos:
- Registro en tiempo real (no permite fichajes a posteriori sin trazabilidad)
- Log de modificaciones: quién cambió qué y cuándo
- Conservación garantizada 4 años
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo
- Portal del trabajador para consultar sus propios registros
- Registro de pausas, no solo entrada/salida
- Diferencia horas ordinarias, extra y complementarias
- Servidores dentro del Espacio Económico Europeo
- Sin datos biométricos
- Acceso por roles
Cómo preparar tu empresa en 4 pasos
- Elige el software (hoy): el mercado está creciendo y los buenos productos tienen listas de espera. Elige ahora, configura con calma.
- Configura el sistema (1-2 semanas): alta de trabajadores, horarios, turnos, centros de trabajo.
- Forma a tu equipo (1 semana): una sesión de 30 minutos suele ser suficiente.
- Verifica que funciona (2 semanas): comprueba registros y el informe de inspección antes de que llegue la ley.
Por qué anticiparse vale la pena
El 70% de las pymes españolas todavía no tiene fichaje digital. Cuando la ley entre en vigor, habrá una avalancha de empresas buscando implementar el sistema a última hora. Las empresas que ya tienen el sistema ahora evitan las multas de los primeros meses, tienen tiempo para corregir errores sin presión y ganan experiencia con el sistema antes de que sea obligatorio.