Comparativa · Registro de jornada
Excel o software de control horario: qué exige la ley y qué cuesta cada opción
El registro de jornada se puede llevar en una hoja de cálculo: la ley no fija el soporte. La pregunta útil es otra: si, llegado el caso, podrás demostrar que ese registro es fiable, y cuánto tiempo te cuesta mantenerlo así.
Revisada el · ¿Algo no es exacto?
En 30 segundos
- El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario, con la hora de inicio y de fin de cada persona, guardado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección. No dice en qué soporte.
- Excel no está prohibido. Puede bastar con poca gente en un solo centro, si cada persona apunta su jornada el mismo día y alguien guarda las hojas sin retocarlas.
- Se queda corto al demostrar que nadie cambió una hora después, al explicar cada corrección, al dar a cada persona acceso a su registro y al reunir cuatro años de hojas.
- Un programa resuelve eso por diseño a cambio de una cuota. En Talavora el registro de jornada va en la cuota: 15 € al mes hasta 4 personas, 29 € con 10, sin IVA.
Qué exige hoy la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide tres cosas:
- Un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona.
- Que se organice por convenio, por acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa previa consulta a la representación legal de la plantilla.
- Que se conserve cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
No menciona ningún soporte: ni papel, ni hoja de cálculo, ni programa. La sentencia del Tribunal de Justicia de la UE que está en el origen de esta obligación (asunto C-55/18, de 14 de mayo de 2019) habla de un sistema «objetivo, fiable y accesible». Esas tres palabras son la mejor vara para medir cualquier opción.
No llevar el registro es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros según su graduación (artículo 40.1.b). En los contratos a tiempo parcial, si no se registra la jornada, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario (artículo 12.4.c del Estatuto).
Hay un proyecto de real decreto del Ministerio de Trabajo para que el registro sea digital. A 09/10/2026 no se ha publicado en el BOE, así que no obliga. Si se publica, actualizaremos esta página con su texto y su fecha.
Cuándo puede servir una hoja de cálculo
Con estas condiciones, y solo si se cumplen todos los días:
- Pocas personas y un solo lugar de trabajo, donde quien lleva el registro ve llegar y salir a la gente.
- Cada persona anota su entrada y su salida el mismo día, o las firma. Nadie rellena el mes entero al final.
- Una corrección va en otra fila, con la fecha, el motivo y quién la hace, sin sobrescribir la original.
- Cada mes se guarda una copia cerrada (por ejemplo, en PDF) y se conserva cuatro años.
- Cada persona recibe su registro o puede consultarlo sin tener que pedirlo.
Si todo eso se cumple de verdad, una hoja de cálculo puede ser un registro razonable. La dificultad es que depende de la disciplina de varias personas, cada día, y de que el archivo no guarda constancia de que se ha hecho así.
Hoja de cálculo o programa, punto por punto
Lo que pide la ley, cómo se cubre con una hoja de cálculo y cómo lo hace Talavora hoy. Otros programas de control horario lo resuelven de formas distintas: compara con esta misma lista.
| Lo que se pide | Hoja de cálculo | Talavora |
|---|---|---|
| Hora de inicio y de fin, cada día | La escribe alguien, y la celda no guarda cuándo se escribió. Rellenarla a fin de mes le quita credibilidad. | La hora se registra al fichar desde el móvil o la web. Sin cobertura, se guarda la hora en que se pulsó y se sube después. |
| Correcciones que se puedan explicar | Se sobrescribe la celda. El historial de versiones, si lo hay, no dice por qué se cambió. | Cambiar una hora guarda la anterior y anular no borra: lo garantiza la propia base de datos, no solo la pantalla. El motivo es obligatorio. |
| Que cada persona vea su registro | Hay que enviarle una copia cada vez. | «Mis fichajes» en su móvil, y desde ahí pide una corrección con su motivo, que aprueba su responsable. |
| Entregarlo a representantes e Inspección | Imprimir o exportar las hojas del periodo cuando lo piden. | Informe del periodo en PDF, CSV o XML. Con el pack Control, el PDF lleva un sello de integridad que cualquiera puede comprobar en talavora.com/verificar (no es una firma electrónica). |
| Firma del registro | Imprimir y firmar en papel, persona a persona. | Registro mensual en PDF, una hoja por persona con recuadros de firma de la empresa y de la persona. La firma sigue siendo en papel. |
| Conservar cuatro años | Carpetas y copias que alguien mantiene y no puede perder. | Plazo de conservación de cada empresa, de cuatro a seis años. Desde el panel se exportan todos los datos cuando haga falta. |
Lo que cuesta cada opción
La hoja de cálculo. La licencia suele estar pagada, así que el coste está en el tiempo: quién recoge las hojas, las revisa, corrige, archiva cada mes y atiende una petición de un trabajador o de la Inspección. Para estimarlo en tu empresa: minutos al mes por persona de la plantilla × número de personas × coste por hora de quien lo hace. No damos una cifra: depende de cada empresa.
Talavora. Una cuota por persona que baja al crecer la plantilla, con el registro de jornada, las ausencias y el informe para la Inspección incluidos. Sin IVA:
| Personas | Al mes | Al año (12 cuotas) | Pago anual (10 cuotas) |
|---|---|---|---|
| 5 | 17,50 € | 210 € | 175 € |
| 10 | 29 € | 348 € | 290 € |
| 25 | 60 € | 720 € | 600 € |
| 50 | 97,50 € | 1.170 € | 975 € |
Hasta 4 personas se paga la cuota mínima, 15 € al mes. A partir de 100 personas, precio a medida. Los packs (órdenes de trabajo, facturación, turnos…) son opcionales y van aparte: el detalle está en precios.
Si decides dejar la hoja de cálculo
Lo que tienes en Excel no se pierde: el importador de histórico trae fichajes, ausencias y saldos desde una plantilla, lo simula antes de escribir nada y se puede deshacer. Para equipos que trabajan fuera de la oficina, mira cómo se ficha en una obra sin cobertura o en centros de limpieza con un QR. Si además tienes técnicos con avisos y partes, la comparativa de software para equipos de campo y la página de órdenes de trabajo cuentan esa parte.
Preguntas frecuentes
¿Está prohibido llevar el registro de jornada en Excel?
No. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, pero no fija el soporte. Lo que cuenta es poder demostrar que el registro es fiable. Hay un proyecto de real decreto para exigir un registro digital; a 09/10/2026 no se ha publicado en el BOE.
¿Qué multa hay si la Inspección no da por bueno el registro?
No llevar el registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros según su graduación (artículo 40.1.b). En los contratos a tiempo parcial, además, si no se registra la jornada el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario (artículo 12.4.c del Estatuto).
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección. En Talavora cada empresa fija su plazo de conservación, de cuatro a seis años, y los fichajes no se borran antes.
¿Puedo pasar a Talavora lo que ya tengo en una hoja de cálculo?
Sí. En Configuración, «Importar histórico» da una plantilla para fichajes, ausencias y saldos; subes el fichero, Talavora lo simula sin escribir nada y te dice qué filas fallan, y después lo importas. Una importación se puede deshacer. Antes hay que dar de alta a las personas.
¿Cuánto cuesta Talavora frente a una hoja de cálculo?
La cuota depende de cuántos seáis y lleva el registro de jornada incluido: 15 € al mes hasta 4 personas, 29 € con 10 y 60 € con 25, sin IVA. La hoja de cálculo no tiene cuota, pero sí el tiempo de quien recoge, revisa, corrige y archiva las hojas cada mes.
Ver el registro de jornada funcionando
La demo interactiva enseña el fichaje, el panel del responsable y la tablet, sin registrarte. Si prefieres que te lo enseñemos con tus casos, pide una demo y te llamamos.
Revisión y correcciones
Página revisada el . Si algo de lo que dice no es exacto o ha cambiado —también si trabajas en alguna de las empresas citadas—, escríbenos a info@talavora.com con el enlace a la fuente y lo corregimos, con la fecha del cambio.
Fuentes normativas: Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado, BOE), LISOS (texto consolidado, BOE) y sentencia del TJUE en el asunto C-55/18, consultadas el 09/10/2026. Esta página explica la norma para elegir herramienta; no es asesoramiento jurídico para un caso concreto.