Mantenimiento, instalaciones y servicio técnico

Software de órdenes de trabajo para mantenimiento y servicio técnico

Para empresas con técnicos en la calle que pierden horas, material y facturas entre el aviso y el cobro: cada orden va del aviso a la factura cobrada en el mismo programa, con su parte firmado y su margen.

Desde 32,50 € al mes, sin IVA, con el plan Operaciones; hasta la factura, plan Completo desde 52,50 €. El registro de jornada va en los dos. Ver el precio para tu equipo →

Ver el recorrido de una orden en una demo Demo interactiva de fichaje

La demo interactiva enseña el fichaje y el panel; las órdenes de trabajo te las enseñamos en la llamada.

Sin tarjeta para pedir la demoSin permanenciaEl cliente acepta sin registrarse
Ejemplo de funcionamiento
Nuria Ortega
Técnica de climatización · OT-2026-0142
En curso
Trabajo · 01:24:10
desde las 09:12 · contador en marcha
Sala de calderas, sin cobertura
2 fotos y 3 materiales guardados en el móvil · se suben solos
Firma del cliente
pendiente · al cerrar se emite el albarán

¿Qué es un software de órdenes de trabajo?

Es el programa donde una empresa de mantenimiento o de servicio técnico lleva cada trabajo de principio a fin: el aviso del cliente, el presupuesto, quién va y cuándo, el parte del técnico con sus horas, su material y la firma del cliente, y la factura. Talavora lo hace en la nube y en español, con el parte en el móvil también sin cobertura y el registro de jornada incluido. Si además mantienes equipos e instalaciones propios, está el software GMAO, con el mantenimiento preventivo.

Lo que se pierde entre el aviso y el cobro

Y qué cambia cuando cada paso queda apuntado.

El recorrido completo

Cinco pasos, la misma orden, un solo programa

Cada paso deja apuntado lo que necesita el siguiente, así que nadie vuelve a teclear lo que ya estaba escrito.

  1. 01PeticiónEl cliente la pide desde su espacio, o la oficina la apunta.
  2. 02PresupuestoCerrado o por horas; el cliente lo acepta con un enlace.
  3. 03AsignarTécnico y fecha en el tablero, viendo la carga de cada uno.
  4. 04ParteTiempos, material, fotos y firma en el móvil, también sin cobertura.
  5. 05Cerrar y facturarLo que cobra, lo que cuesta y la factura, desde la tarjeta.
  1. 01Cliente u oficina

    Petición

    El cliente pide el servicio desde su espacio

    Cada cliente puede tener su espacio, al que entra con un enlace y sin contraseña. Desde ahí cuenta qué necesita y dónde, marca si quiere el precio antes de que se haga nada o si es urgente, y la petición entra en el tablero en «Por planificar», marcada como nueva. Al administrador le llega el aviso; si es urgente, aunque sea fuera de horario. Si el cliente llama por teléfono, la oficina crea la orden en el mismo tablero.

    En pantalla

    • Pedir un servicio
    • Quiero presupuesto antes
    • Es urgente
  2. 02Oficina y cliente

    Presupuesto

    Presupuesto cerrado o por horas, aceptado con un enlace

    Se hace con sus líneas de material, mano de obra y desplazamiento, y se elige el tipo: precio cerrado, que es lo que se factura aunque el trabajo lleve más horas, o por horas y materiales, que factura lo realmente empleado. Al pie van tus condiciones, distintas para cada tipo. Se envía por correo o se copia el enlace; el cliente lo ve con su desglose y lo acepta con su nombre y su firma, hecha con el dedo o el ratón, sin registrarse. Al aceptarlo, la orden aparece sola en «Por planificar» con el material presupuestado. Si lo rechaza, puede decir por qué, y a quien lo hizo le llega el aviso.

    En pantalla

    • Precio cerrado
    • Por horas y materiales
    • Condiciones
    • Aceptar el presupuesto
  3. 03Oficina

    Asignar

    En el tablero, con técnico y fecha

    Cinco columnas, del aviso al cobro, con el importe de cada orden y lo que suma cada etapa: en «Parte cerrado» se ve el trabajo terminado que falta por facturar. Al planificar se abre el calendario del mes y, con el técnico elegido, cada día dice las horas que ya tiene asignadas frente a las que trabaja. Al asignar, Talavora sugiere quién encaja ese día, pero decides tú. Al técnico le llega el aviso cuando la orden se crea con él o se le reasigna. En el móvil el tablero se ve por etapas, una cada vez.

    En pantalla

    • Por planificar
    • Planificada
    • En curso
    • Parte cerrado
    • Facturada
  4. 04Técnico

    Parte

    El técnico hace el parte en el móvil, también sin cobertura

    En «Mis órdenes» tiene lo suyo. Un botón por actividad —desplazamiento, trabajo, espera— con su contador: pulsar otra cambia de actividad sin parar la anterior. Si se le olvidó, apunta el tiempo a mano, una fila por día con su hora de inicio y su duración. Hace las fotos de antes, durante y después, apunta el material del catálogo o escrito a mano, rellena la hoja de revisión si la orden viene de un contrato y recoge la firma del cliente con el dedo. Al cerrar se emite el albarán con su número, y lo envía por correo al cliente desde el mismo móvil.

    En pantalla

    • Desplazamiento
    • Trabajo
    • Espera
    • Recoger firma
    • Cerrar la orden
    Parte de trabajo en el móvil del técnico: la orden cerrada con su albarán, la dirección, el material usado y la firma del cliente
    El parte en el móvil: la orden, el material usado, la firma del cliente y el cierre. Captura de la aplicación con datos de ejemplo.
  5. 05Oficina

    Cerrar y facturar

    Lo que cobra la orden, lo que deja, y la factura

    Cada orden tiene una sola cuenta, la misma en el tablero, en su ficha y en la factura. Lo que cobra: la factura, si ya la tiene; si no, el precio cerrado del presupuesto; si no, las horas de trabajo y desplazamiento por la tarifa —de la orden, del cliente, del proyecto o de la empresa— más el material. Lo que cuesta: las horas al coste por hora de cada persona y el material a su coste. «Facturar» prepara el borrador con esa cuenta, y no lo prepara si las líneas no suman lo mismo; «Emitir factura» le da su número correlativo y «Cobrar» registra el cobro completo, sin salir del tablero. Un cobro parcial se apunta en Facturación.

    En pantalla

    • Valor del trabajo
    • Coste (horas + material)
    • Margen
    • Facturar
    • Emitir factura
    • Cobrar

Un fichador cuenta las horas de una persona. Aquí esas horas son de una orden, con su cliente, su material, su firma y su factura. Y el registro de jornada que exige la ley sigue incluido en la cuota.

Tres cosas que sabrás desde el primer día

Sin informes que montar: están en el tablero, y en la demo te enseñamos dónde.

El parte se hace en el sótano, aunque no haya cobertura

Una sala de calderas o una nave con techo de chapa no tienen línea, y lo que no se apunta en el momento se apunta de memoria al salir. En la app del técnico, lo que se hace sin red se guarda en el móvil y se sube solo en cuanto vuelve la cobertura.

  • El contador, el tiempo a mano, el material, las fotos, la hoja de revisión y la firma se guardan sin conexión.
  • Se suben en el orden en que se hicieron, y si un envío se repite no se duplica nada.
  • Cerrar la orden y enviar el albarán esperan a tener conexión: lo primero numera el albarán y lo segundo se lo manda al cliente.
Ejemplo de funcionamiento

Guardado sin cobertura

09:12

hora a la que se empezó a trabajar en la sala de calderas; llegó al servidor a las 10:40, al salir a la calle, y el tramo conserva las 09:12.

Cada orden, una sola cuenta de lo que cobra y lo que deja

El tablero, la ficha de la orden y la factura sacan el importe de la misma cuenta, así que el número que se ve al decidir es el que se factura. Y al lado del ingreso está el coste, mientras todavía sirve para algo.

  • Si viene de un presupuesto cerrado, manda el precio pactado; las horas imputadas son coste y no se cobran aparte.
  • El coste suma las horas al coste por hora de cada persona y el material a su coste; las esperas cuentan como coste.
  • Si falta el coste de algún material o de alguna persona, la orden avisa de que el margen sale alto de más.
Ejemplo de funcionamiento

OT-2026-0142 · precio cerrado

612,00 €

pactados en el presupuesto aceptado, sin IVA. Las 9,50 h imputadas son coste: dejan un margen de 180,60 €.

Coste

431,40 €

Margen

29,5 %

Antes de decidir

Lo que conviene saber de cómo funciona, también lo que todavía no hace.

Qué necesita conexión
El parte se hace sin cobertura y se sube solo al volver la señal. Cerrar la orden y enviar el albarán necesitan conexión. Para abrir una orden sin red, el técnico tiene que haberla abierto antes con cobertura en ese móvil, y lo guardado sin conexión tiene que subirse en los 7 días siguientes.
Qué firma se recoge
La del cliente, con el dedo en la pantalla del móvil, guardada con el parte, el nombre de quien firma y la hora. Es una firma manuscrita digitalizada, no una firma electrónica cualificada. Si hay que volver a firmar, la anterior se conserva con el motivo.
Qué recibe el cliente
El albarán por correo al cerrar la orden. En su espacio, el parte de cada trabajo listo para imprimir, sus presupuestos y sus facturas emitidas; el PDF de la factura no se descarga desde ahí, se lo envías tú.
Facturas y Verifactu
Talavora emite facturas con número correlativo y registra los cobros. La conexión con Verifactu está construida pero todavía no activada, así que hoy no envía registros a la Agencia Tributaria. Para emitir, la empresa necesita el CIF y los datos fiscales completos.
Qué enseña cada demo
La demo interactiva, sin registro, no incluye órdenes de trabajo: enseña el fichaje, el panel del responsable y la tablet. El recorrido de una orden te lo enseñamos en una demo con llamada, con datos de ejemplo.

Tampoco ordena rutas, calcula nóminas ni registra subcontratas como coste.

Lo que también va dentro

El espacio del cliente

Sus trabajos con el parte de cada uno, listo para imprimir; sus presupuestos, para aceptarlos, y sus facturas emitidas. No ve costes, márgenes ni a qué hora entró y salió el técnico.

Contratos de mantenimiento

Cada contrato lleva su periodicidad, su técnico y su hoja de revisión, y genera la orden de cada visita ya planificada, con aviso al técnico.

Hojas de revisión

Comprobaciones de casilla, medida, texto o foto que se copian a cada orden del contrato. Si falta una obligatoria, el parte no se cierra.

Una firma no se pisa

Si hay que volver a firmar, la anterior no se borra: queda guardada con el motivo. Reabrir un parte cerrado también pide motivo, y el siguiente cierre emite un albarán nuevo.

Trabajos de varios días

El tiempo a mano se apunta una fila por día, con su hora y su duración, y no deja apuntar a la misma persona en dos trabajos a la vez.

Catálogo de materiales por CSV

Se carga de una vez desde la tarifa del proveedor, y volver a importarla actualiza los precios sin duplicar artículos.

El albarán, al cliente

Se numera por año al cerrar la orden y se envía por correo desde el móvil del técnico o desde la oficina.

Precio, sin rodeos

Se paga por quien ficha cada mes, y cumplir la ley va en todos los planes.

Las órdenes de trabajo, los partes firmados y los contratos de mantenimiento van en el plan Operaciones (29 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26). Facturar desde las horas —presupuesto → factura y cobro— es el plan Completo (49 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26).

Al mes, sin IVA
PersonasOperaciones (órdenes y partes)Completo (hasta la factura)
546,50 €66,50 €
1064 €84 €
25116,50 €136,50 €
50195,25 €215,25 €
10personas

Trabajador activo = persona con al menos un fichaje en el mes. Quien no ficha ese mes no se cobra.

  • Fichaje25,00 € /mes

    Empresa que solo quiere cumplir la ley.

    desde 2,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26 · mínimo 15 €/mes

  • OperacionesRecomendado64,00 € /mes

    Pyme con turnos, obras o servicios.

    29 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26

  • Completo84,00 € /mes

    La que además quiere facturar desde las horas.

    49 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26

  • Sin IVA. Qué incluye cada plan.

  • Tres planes, sin letra pequeña. Fichaje para cumplir la ley, Operaciones para turnos, obras y servicios, y Completo para facturar desde las horas.
  • Solo pagas por quien ficha. Trabajador activo = persona con al menos un fichaje en el mes. Quien no ficha ese mes no se cobra.
  • Prueba gratis 14 días. Sin plan gratuito y sin permanencia.
  • Pago anual: pagas 10 meses y usas 12.
Ver el recorrido de una orden en una demo Demo interactiva de fichaje

Preguntas frecuentes

¿En qué plan van las órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo —el tablero, los presupuestos, la app del técnico y los partes firmados por el cliente— van en el plan Operaciones (29 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26). Facturar desde las horas —presupuesto → factura, líneas desde lo fichado y cobro— es el plan Completo (49 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26). Solo se cobra por quien ficha ese mes; el recorrido completo cuesta desde 52,50 € al mes, sin IVA.

¿Qué pasa si el técnico no tiene cobertura?

El contador, el tiempo apuntado a mano, el material, las fotos, la hoja de revisión y la firma se guardan en el móvil y se suben solos, en orden, cuando vuelve la cobertura; los tramos de tiempo conservan la hora a la que se pulsó el botón. Cerrar la orden y enviar el albarán necesitan conexión. Para abrir una orden sin red, el técnico tiene que haberla abierto antes con cobertura en ese móvil, y lo guardado sin conexión tiene que subirse en los 7 días siguientes.

¿El cliente tiene que registrarse para aceptar un presupuesto?

No. Recibe un enlace, ve el desglose y las condiciones y lo acepta con su nombre y su firma a mano. Queda guardado quién lo aceptó, su firma, cuándo, desde qué dirección y el texto de las condiciones que aceptó. Un presupuesto aceptado ya no se puede modificar: si cambia algo, se hace otro.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto cerrado y uno por horas?

En el cerrado, lo pactado es lo que se factura: las horas se siguen apuntando, pero cuentan como coste. En el de horas y materiales se factura el tiempo de trabajo y desplazamiento por la tarifa, más el material realmente usado. El cliente lo lee explicado así en el propio presupuesto.

¿Cómo se calcula el margen de una orden?

Lo que cobra sale de la factura si ya la tiene; si no, del precio cerrado del presupuesto, y si no, de las horas de trabajo y desplazamiento por la tarifa más el material. El coste suma las horas al coste por hora de cada persona y el material a su coste; las esperas no se cobran, pero cuentan como coste. Si falta el coste de algún material o de alguna persona, la orden avisa de que el margen está incompleto.

¿Se puede facturar y cobrar sin salir del tablero?

Sí: desde la tarjeta se prepara el borrador, se emite con su número correlativo y se registra el cobro completo. Para emitir, la empresa tiene que tener el CIF y los datos fiscales completos en Facturación. Un cobro parcial se apunta en Facturación, y si la orden tiene un tramo de más de 16 horas sin parar, primero hay que corregirlo.

¿Las facturas se envían a Verifactu?

Todavía no. La conexión con Verifactu está construida pero no activada, así que hoy Talavora no envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Si lo necesitas desde el primer día, pregúntanos en la demo en qué punto está.

¿Qué ve el cliente en su espacio y cómo entra?

Entra con un enlace, sin contraseña, que se activa desde su ficha de cliente y se puede cambiar o desactivar cuando haga falta. Ve sus trabajos con el parte de cada uno, sus presupuestos y sus facturas emitidas, y puede pedir un servicio nuevo. No ve costes, márgenes ni las horas de entrada y salida del técnico: del tiempo, solo las horas de cada día.

¿Salen las órdenes de trabajo en la demo interactiva?

No. La demo interactiva, sin registro, enseña el panel del responsable, el kiosko y la app del empleado. El recorrido de las órdenes de trabajo te lo enseñamos en la demo con llamada: pídela en el formulario y te llamamos en menos de 24 horas laborables.

Ver el recorrido de una orden en una demo

Con datos de ejemplo: una petición que pasa a presupuesto, a orden, a parte con firma y a factura. Rellena el formulario y te llamamos para verlo juntos.

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Para leer antes de la demo

Guías y herramientas para decidir

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Y lo de siempre, contado para tu sector

Las órdenes de trabajo conviven con el fichaje, los turnos y las ausencias en el mismo producto.