Control horario en administraciones públicas: guía 2026

¿A qué entidades se refiere esta guía?

A las que la Ley 40/2015 llama sector público (art. 2): la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, cabildos y consells insulares, comarcas y consells comarcals, mancomunidades), más el sector público institucional: organismos autónomos, consorcios, entidades públicas empresariales, sociedades mercantiles y fundaciones públicas, y universidades públicas.

No todas cumplen las mismas reglas. Lo que cuenta para el control horario es el tipo de personal: el EBEP se aplica al funcionario y, en lo que proceda, al laboral de las administraciones y sus organismos públicos (art. 2), y muchas entidades tienen los dos a la vez. Además, la ley de contratos y la de protección de datos tratan de forma distinta a una administración y a una empresa pública. Lo vemos en cada apartado.

Personal laboral y personal funcionario: ¿qué norma rige su control horario?

Personal laboral. Se rige por la legislación laboral, los convenios y los preceptos del EBEP que así lo digan (arts. 7 y 51 del EBEP). Por eso le alcanza el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario con el «horario concreto de inicio y finalización» de cada persona, organizado por negociación colectiva, acuerdo o, en su defecto, decisión del empleador previa consulta con la representación, y conservado cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Personal funcionario. El Estatuto de los Trabajadores excluye expresamente «la relación de servicio de los funcionarios públicos» (art. 1.3.a). Su marco es el EBEP: las administraciones «establecerán la jornada general y las especiales de trabajo de sus funcionarios» (art. 47), y el funcionario debe desempeñar su puesto «cumpliendo la jornada y el horario establecidos» (art. 54.2). El EBEP no regula cómo se registra esa jornada: lo hace cada administración en sus calendarios laborales, reglamentos o instrucciones, normalmente después de negociarlo con la representación del personal.

Un ejemplo publicado este año: la Resolución de 14 de abril de 2026 de la Secretaría de Estado de Función Pública fija una jornada general de 35 horas semanales en la Administración General del Estado y dispone que sus empleados «deberán registrar en el sistema de control horario de su centro de trabajo todas las entradas y salidas» (apartado 11.1). Esa resolución vale para el Estado y sus organismos; un ayuntamiento, una diputación o una comunidad autónoma tienen que mirar su propia norma.

En la práctica, casi ninguna entidad local tiene solo un colectivo: lo habitual es un sistema único para toda la plantilla, configurado para que cumpla la norma más exigente que aplique a cada persona.

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

No por ley. El artículo 34.9 exige un registro diario y fiable, pero no fija el soporte. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto para que el registro de jornada sea digital; a 10/10/2026 no se ha publicado en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor. Si se aprueba, se aplicaría al personal laboral; al funcionario, solo si su administración lo incorpora a su normativa.

Que no sea obligatorio no significa que el papel funcione bien. Con un registro en papel o en una hoja de cálculo que cualquiera puede rehacer es difícil demostrar después qué se registró y quién lo cambió, y eso es lo que pregunta la Inspección o un juzgado ante una reclamación de horas.

¿Qué sanciones hay?

Para el personal laboral, no llevar el registro de jornada es infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), sancionable con multa de 751 € a 7.500 € según su grado (art. 40.1.b). La cuantía es por infracción, no por trabajador. Cómo actúa la Inspección cuando el empleador es una administración tiene particularidades que no tratamos aquí. Ese artículo castiga el incumplimiento de las normas laborales de tiempo de trabajo; el del personal funcionario se trata por la vía disciplinaria de su régimen.

En protección de datos hay otra diferencia. Si una administración, un organismo público o un consorcio infringe la normativa, la AEPD declara la infracción y ordena corregirla, pero no impone multa económica (art. 77 de la LOPDGDD). Las sociedades mercantiles públicas no están en esa lista.

¿Cómo se ficha según el puesto?

La plantilla de una entidad local mezcla perfiles que no fichan igual. Esta es la forma que solemos proponer; lo que va en un pack se indica (los packs están explicados en precios):

Si se registra la ubicación al fichar, hay que informar antes a la plantilla y a su representación de que existe y de cómo funciona; el artículo 90 de la LOPDGDD lo exige expresamente también para los empleados públicos. En Talavora la captura de ubicación la activa la entidad; si lo hace, la posición se toma solo en el momento de fichar, sin seguir el recorrido, y si alguien ficha fuera del radio se permite y queda anotado.

¿Cómo se contrata el software?

Depende del valor estimado del contrato, que incluye las prórrogas posibles (art. 101 de la LCSP), no solo la cuota de un año. Para un contrato de servicios de una administración, los cortes son estos:

El contrato menor exige un informe del órgano de contratación que justifique la necesidad y que no se parte el objeto para esquivar el umbral, más la aprobación del gasto y la factura (art. 118). Hay otras vías: si la entidad está adherida a una central de contratación, puede contratar a través de ella (arts. 227 y 228). Una empresa pública que es poder adjudicador sin ser administración puede adjudicar directamente por debajo de 15.000 € (art. 318.a); la que ni siquiera es poder adjudicador sigue sus propias instrucciones de contratación (art. 321).

En resumen: quién contrata, con qué trámite y con qué pliego lo decide el órgano de contratación de cada entidad, y muchas tienen normas internas (bases de ejecución del presupuesto, instrucciones) que añaden requisitos. Esta tabla orienta; no sustituye al informe de la secretaría o del servicio de contratación.

¿Cuánto cuesta?

El precio depende de cuántas personas fichan, no de los habitantes. Es el mismo producto para todos, con una cuota mínima de 15 € al mes y un precio por persona que baja al crecer; los packs suman un porcentaje de esa cuota. Por encima de 100 personas el precio se acuerda. Tres ejemplos ilustrativos (precios sin IVA, doce cuotas sin el descuento del pago anual; el detalle, en la página de precios):

En los tres casos, doce meses quedan por debajo de 15.000 € sin IVA. Si el contrato prevé prórrogas, el valor estimado las suma y la cuenta cambia; un contrato menor, además, no puede durar más de un año.

Incluido en la cuota: alta e importación de la plantilla, soporte, actualizaciones y mantenimiento. No hace falta hardware ni instalación en un servidor propio, y no hay permanencia.

¿Qué suelen exigir los pliegos y la normativa al proveedor?

Esquema Nacional de Seguridad

El Real Decreto 311/2022 se aplica a todo el sector público y también a los sistemas de las empresas privadas que le prestan servicios o le proveen soluciones (art. 2.3). Los pliegos tienen que recoger lo necesario para asegurar esa conformidad, como la declaración o la certificación correspondiente; la certificación es la vía para los sistemas de categoría media o alta (art. 38).

Dónde está Talavora: tenemos redactados la política de seguridad, la normativa, los procedimientos, la designación de responsables, el análisis de riesgos y el inventario, con la categoría media como hipótesis. Están en borrador, sin aprobar ni firmar, y no hemos pasado auditoría de certificación. No somos un proveedor certificado en el ENS.

Accesibilidad

El Real Decreto 1112/2018 obliga al sector público a que sus sitios web y aplicaciones móviles sean accesibles. Las intranets y extranets solo quedaron fuera si se publicaron antes del 23 de septiembre de 2019 (art. 3.4.g), así que una herramienta que la entidad pone a disposición de su personal entra, en principio, en el ámbito. Nuestra declaración de accesibilidad dice que la aplicación es parcialmente conforme y enumera lo que todavía falla, según una autoevaluación de septiembre de 2026.

Protección de datos

La entidad es responsable del tratamiento y Talavora, encargado, con las condiciones del contrato de encargo (art. 28 del RGPD). La base de datos está en la Unión Europea (Irlanda); la lista de subcontratistas está en ese contrato. Las funciones de inteligencia artificial usan un proveedor de fuera de la UE; por eso, en una administración vienen apagadas y solo se activan si la entidad lo decide.

Sobre la huella y el reconocimiento facial: la AEPD considera que fichar con ellos supone tratar datos de categoría especial (art. 9 del RGPD) y que en el registro de jornada casi nunca está justificado. La Audiencia Nacional anuló en junio de 2026 su guía de 2023 por un defecto de forma (SAN 2870/2026), sin entrar en el fondo y con recurso de casación posible; el artículo 9 sigue igual. En el sector público ya hay un caso: la Diputación de Cuenca implantó el fichaje con huella y la AEPD declaró que había infringido los artículos 13 y 35 del RGPD (información a la plantilla y evaluación de impacto), con apercibimiento y sin multa por ser administración (PS/00544/2022). Talavora no usa huella ni reconocimiento facial.

Canal de denuncias

Todas las entidades del sector público deben tener un sistema interno de información, sin el umbral de 50 personas que rige en el sector privado (art. 13 de la Ley 2/2023). Los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden compartirlo entre sí o con otras administraciones de su comunidad autónoma (art. 14). El pack Control incluye un canal con formulario propio para cada entidad, opción de denuncia anónima y código de seguimiento, que solo abre la persona que la entidad designa. La herramienta es nuestra; el responsable del sistema y la tramitación son de la entidad, y encargar la gestión a un tercero exige acreditar que faltan medios propios (art. 15).

Factura electrónica e idioma

Emitimos la factura de la suscripción en formato Facturae con los códigos DIR3 de la entidad, para presentarla por FACe. La aplicación está en castellano y en catalán: las pantallas del personal completas y casi todas las de administración; la web pública, solo en castellano.

Qué hace Talavora y qué no

• Hace: registro diario de entradas, salidas y pausas por persona; un fichaje no se borra ni se le cambia la hora sin dejar quién lo hizo y por qué; ausencias y permisos con aprobación; calendarios y festivos por centro; exportación del registro por persona y periodo para la Inspección o para el servicio de personal; portal de cada empleado con sus fichajes y documentos.
• Con packs: tablet con PIN, QR y NFC, canal de denuncias (Control); cuadrantes de turnos rotativos, varios centros y bolsa de horas (Operaciones).
• No hace: no calcula nóminas; no tiene huella ni reconocimiento facial; no tiene la certificación ENS; no está en euskera ni en gallego; no decide por la entidad qué régimen aplica a cada colectivo ni redacta su reglamento de control horario.

Cómo se pone en marcha

1. Decidir la regla. Para el personal laboral, consultar a la representación cómo se organiza el registro (art. 34.9 ET); para el funcionario, comprobar qué dice la normativa propia o el calendario laboral.
2. Informar a la plantilla de qué se registra y para qué (art. 13 del RGPD), y de la ubicación si se usa (art. 90 LOPDGDD).
3. Importar la plantilla desde una hoja de cálculo, también con cabeceras en catalán, y cargar horarios, turnos y festivos.
4. Elegir cómo ficha cada colectivo (tabla de arriba) y colocar las tablets o los QR.
5. Revisar el primer mes con los responsables antes de usar el registro para nada más.

Si quieres verlo con datos de ejemplo antes de hablar con nadie, prueba la demo interactiva. Para una entidad concreta, pide una demostración y lo vemos con vuestra plantilla.

Fuentes

1. Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 1.3.a) y 34.9 — BOE consolidado
2. Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015), arts. 2, 7, 47, 51 y 54.2 — BOE consolidado
3. Resolución de 14 de abril de 2026, de la Secretaría de Estado de Función Pública, sobre jornada y horarios del personal de la Administración General del Estado (BOE núm. 92, de 15/04/2026), apartado 11.1
4. Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), arts. 7.5 y 40.1.b) — BOE consolidado
5. Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, art. 2 — BOE consolidado
6. Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, arts. 29.8, 101, 118, 159, 227, 228, 318 y 321 — BOE consolidado
7. Real Decreto 311/2022, Esquema Nacional de Seguridad, arts. 2 y 38 — BOE consolidado
8. Real Decreto 1112/2018, accesibilidad de sitios web y aplicaciones del sector público, arts. 2 y 3 — BOE consolidado
9. Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 9, 13 y 28 — EUR-Lex
10. Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), arts. 77 y 90 — BOE consolidado
11. Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones, arts. 13, 14 y 15 — BOE consolidado
12. AEPD: Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023)
13. Audiencia Nacional, Sala de lo Contencioso (Sección 1.ª), sentencia 367/2026, de 30/06/2026, rec. 84/2024 (Roj: SAN 2870/2026) — CENDOJ
14. AEPD: PS/00544/2022, Diputación Provincial de Cuenca

Equipo Talavora · Última revisión: 10/10/2026. Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico ni sobre un expediente de contratación concreto.