Control horario en ayuntamientos: turnos, brigada y permisos

¿Qué tiene que resolver el control horario de un ayuntamiento?

Pocas organizaciones juntan en una misma plantilla tantas formas de trabajar. Un municipio mediano tiene administrativos en la casa consistorial con horario de oficina, una brigada de obras que empieza en el almacén y pasa el día en la calle, agentes de policía local en turnos de mañana, tarde y noche, conserjes y socorristas en el polideportivo que trabajan los fines de semana, limpiadoras repartidas por varios colegios y personal de cultura con actos por la tarde.

Por eso lo difícil no es el botón de fichar, sino que cada colectivo fiche con lo que tiene a mano y que todo acabe en el mismo sitio. A esto se suma que conviven el personal laboral, al que se aplica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y el funcionario, cuya jornada fija cada administración (art. 47 del EBEP) y que debe cumplir «la jornada y el horario establecidos» (art. 54.2). Casi ningún ayuntamiento lleva dos sistemas: se registra a todos igual y cada uno tiene su horario y sus reglas. El detalle jurídico de cada régimen está en la guía; aquí vamos a lo práctico.

¿Cómo ficha el personal municipal que no trabaja en una oficina?

Es la pregunta que más se repite cuando un ayuntamiento deja el papel. La respuesta depende del puesto:

• Brigada de obras y jardinería. Lo más sencillo es una tablet con PIN en la entrada del almacén municipal: cada persona teclea su código al llegar y al irse, sin instalar nada en su teléfono. Si el día empieza directamente en una obra o en un parque, puede fichar desde el móvil con la ubicación del momento.
• Limpieza y conserjería de colegios y edificios. Un código QR o una etiqueta NFC en cada edificio. Quien limpia tres colegios en una jornada ficha en cada uno, y el registro dice dónde estaba y a qué hora. Es el mismo planteamiento que usan las empresas de limpieza.
• Policía local. Tablet en la jefatura al empezar y terminar el turno, o móvil para quien sale directamente a un servicio.
• Oficinas, biblioteca, servicios sociales. Desde el ordenador o el móvil, con su usuario.

La tablet con PIN, el QR, el NFC, el móvil y el ordenador sirven a la vez, cada persona con lo que le vaya mejor. Si alguien no quiere usar su teléfono personal, no hace falta: lo contamos en cómo fichar sin instalar ninguna app.

Si la entidad activa la ubicación, la aplicación la pide solo al pulsar el botón y cada centro tiene su radio. Quien ficha fuera del radio ficha igual: el fichaje se guarda con su hora y queda marcado con la distancia para que su responsable lo revise. Avisa, no bloquea. Lo que hay que informar antes a la plantilla está en geolocalización al fichar: qué permite la ley.

¿Cómo se organizan los turnos de la policía local?

Una jefatura pequeña cubre las 24 horas con pocos agentes, y el cuadrante se rehace cada vez que alguien se pone de baja o pide un día. El cuadrante de Talavora hace tres cosas que en una hoja de cálculo hay que comprobar a mano:

1. Avisa si un turno rompe el descanso. Al poner o mover un turno, comprueba las horas entre jornadas, el máximo diario y semanal y las noches seguidas de esa persona. Si incumple, lo dice antes de guardar; si el jefe de turno lo guarda igual, queda quién lo autorizó y por qué.
2. Señala las franjas sin cubrir. Se fija cuántos agentes tiene que haber en cada franja (por ejemplo, dos las noches de viernes y sábado) y el cuadrante marca dónde falta gente y propone quién puede cubrirlo sin quedarse sin descanso ni coincidir con una ausencia.
3. Se publica y cada agente confirma que lo ha visto. Al publicarlo, a cada persona le llega su cuadrante y se guarda qué se le comunicó y si lo confirmó.

Un matiz importante: los agentes de policía local son funcionarios, y el Estatuto de los Trabajadores no se les aplica (art. 1.3.a). Sus límites de jornada y descanso salen de la normativa y los acuerdos de su administración. Por eso las reglas del cuadrante se configuran por persona: por defecto parten de las del Estatuto (12 horas entre jornadas, 9 al día, 40 a la semana) y se cambian si vuestra norma dice otra cosa. Para comprobar un cuadrante antes de dar de alta a nadie, está el comprobador de descansos gratuito, y el porqué de cada regla, en descansos obligatorios en cuadrantes de turnos.

¿Y las brigadas con guardias y las instalaciones deportivas?

Son los otros dos servicios donde el horario de oficina no sirve. Para ellos:

• Guardias o retenes. La brigada que tiene que estar localizable un fin de semana, o el retén de una nevada, se organiza con calendarios de guardia a los que se apunta el equipo, y se ve qué días quedan sin cubrir.
• Cambios de turno entre compañeros. Un socorrista pide cambiar su sábado, el compañero acepta desde el móvil y lo aprueba la coordinadora. No hace falta un papel firmado por los tres.
• Bolsa de horas. Las horas de más de una competición o de un acto cultural de tarde se suman frente al horario previsto de ese día y se compensan con tiempo libre: una ausencia de ese tipo, al aprobarse, descuenta de la bolsa.
• Permisos por horas, no solo por días enteros: una visita médica de dos horas no cuesta un día.
• Varios centros (casa consistorial, almacén, polideportivo, piscina, escuela de música), cada uno con su radio de fichaje y su responsable.

Si además hay que llevar las revisiones de las instalaciones (calderas, depuradora de la piscina, extintores), eso es otro producto de Talavora: el software de mantenimiento (GMAO).

¿Cómo se piden y se aprueban las vacaciones y los permisos?

La persona lo pide desde el móvil o el ordenador y le llega a su responsable, que ve cuántos días le quedan y, en el calendario de ausencias del equipo, quién más falta esos días. Lo aprueba o lo rechaza, y la persona recibe la respuesta sin pasar por el registro de entrada.

Cada entidad define sus tipos de ausencia (vacaciones, asuntos propios, permisos con justificante, formación) y si descuentan de un saldo. Los días que correspondan los fija la norma de cada colectivo: para el funcionario, el art. 50.1 del EBEP parte de veintidós días hábiles de vacaciones; para el laboral, su convenio.

Hay tres perfiles. El administrador (normalmente el servicio de personal) ve y configura toda la entidad. El responsable de equipo (el encargado de la brigada, el jefe de turno de la policía, la coordinadora deportiva) aprueba ausencias y revisa fichajes de su gente y de los centros que tenga asignados. Y el empleado ve lo suyo.

Una regla está en el servidor y no en la pantalla: nadie aprueba lo suyo. Un responsable no puede darse por buenas sus vacaciones ni cambiar su propio turno; lo decide otra persona. La excepción es el administrador, que no tiene a nadie por encima en la herramienta: puede aprobar lo suyo, pero antes queda anotado en el registro de auditoría y, si no se puede anotar, no se aplica.

¿Qué ve el servicio de personal a final de mes?

Talavora no calcula nóminas: lo que se lleva a la nómina sale de estos informes.

¿Por dónde se empieza en un ayuntamiento?

Lo que mejor funciona es no encenderlo todo a la vez:

1. Plantilla y altas. Se importa desde una hoja de cálculo (también con cabeceras en catalán, como «Nom» o «Cognoms»). Cada persona recibe en su correo un enlace personal que caduca a las 72 horas y elige su contraseña; nadie reparte claves.
2. Un servicio primero. Las oficinas de la casa consistorial, que fichan con ordenador y tienen horario fijo, sirven de prueba con poco riesgo.
3. Después, quien trabaja fuera. Brigada con su tablet, limpieza con los QR o NFC de cada edificio.
4. Al final, los turnos. Policía local e instalaciones deportivas, con sus reglas de descanso y sus mínimos ya configurados.
5. Un mes de revisión con los responsables antes de usar el registro para nada más.

Antes de todo eso, la organización del registro del personal laboral tiene que pasar por la negociación colectiva o la consulta a su representación (art. 34.9 ET), y la plantilla tiene que saber qué se registra y para qué. Para verlo con datos de ejemplo, está la demo interactiva.

¿Cómo se contrata y cuánto cuesta?

Administraciones y sector público: sin tarifa pública. Se hace una licencia institucional por expediente. El precio se fija para cada entidad según cuántas personas fichan (no según los habitantes) y qué servicios se van a llevar; pídenos una propuesta y la preparamos para el expediente.

El procedimiento depende del valor estimado del contrato, prórrogas incluidas (art. 101 de la LCSP), y lo decide el órgano de contratación; los umbrales, la factura en Facturae y lo que suelen pedir los pliegos están en la guía.

Incluido en la licencia: alta e importación de la plantilla, soporte, actualizaciones y mantenimiento. No hay instalación en servidores propios ni permanencia. El contrato de encargo del tratamiento y la declaración de accesibilidad son públicos.

Qué no hace Talavora

• No calcula nóminas.
• No usa huella ni reconocimiento facial (por qué, en qué dice la AEPD sobre la huella).
• No tiene la certificación del Esquema Nacional de Seguridad: la documentación está en borrador, sin aprobar ni auditar.
• No está en euskera ni en gallego.
• No decide qué régimen se aplica a cada colectivo ni redacta el reglamento de control horario de la entidad.

Fuentes

1. Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 1.3.a) y 34.9 — BOE consolidado
2. Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015), arts. 47, 50.1, 51 y 54.2 — BOE consolidado
3. Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, arts. 29.8, 101 y 118 — BOE consolidado

Equipo Talavora · Fuentes comprobadas el 15/10/2026. Este artículo es información general, no asesoramiento para un caso concreto.