Respuesta directa: No. Desde 2026, Excel ya no es válido.
Si tu empresa lleva el registro de jornada en una hoja de cálculo, estás en un problema legal que puede costarte entre 6.000€ y 100.000€ dependiendo del número de trabajadores.
Por qué Excel ya no cumple la normativa 2026
1. Registro inalterable con trazabilidad
Excel es un archivo editable. Cualquiera con acceso puede cambiar una hora de entrada, borrar un día o modificar las horas extra sin dejar rastro. La normativa exige que cualquier modificación quede registrada: quién la hizo, cuándo y por qué.
2. Acceso remoto en tiempo real para la Inspección
Con la normativa 2026, la Inspección puede acceder a los registros de tu empresa a distancia y en tiempo real. Un archivo Excel en tu ordenador, en un servidor compartido o incluso en Google Drive no permite este acceso de forma controlada y auditable.
3. Registro automático con marca de tiempo
El trabajador debe registrar su entrada y salida en el momento, no a posteriori. Excel no genera una marca de tiempo automática que demuestre que el fichaje se hizo en tiempo real.
Qué dice exactamente la ley
| Requisito | Excel | Software digital |
|---|---|---|
| Digital e inalterable | No | Sí |
| Marca de tiempo automática | No | Sí |
| Acceso en tiempo real para Inspección | No | Sí |
| Registro de pausas y horas extra | Difícil | Sí |
| Conservado 4 años sin pérdida | Con riesgo | Sí |
| Consultable por cada trabajador | No | Sí |
Cuánto puede costarte seguir con Excel
Las sanciones por incumplimiento del registro de jornada se consideran infracciones graves:
| Grado | Multa por trabajador |
|---|---|
| Mínimo | 626 € – 1.250 € |
| Medio | 1.251 € – 3.125 € |
| Máximo | 3.126 € – 6.250 € |
| Casos graves (falsificación) | Hasta 10.000 € |
Ejemplo: empresa de 15 trabajadores con sanción media: 15 × 2.000€ = 30.000€ de multa.
Los 5 errores más comunes con Excel
- Rellenar los registros a posteriori — la ley exige fichaje en tiempo real
- No registrar las pausas — la nueva normativa lo exige
- El mismo encargado rellena los fichajes de todos — cada trabajador debe registrar su propia jornada
- No conservar 4 años — si cambias el archivo, puedes perder registros obligatorios
- No poder mostrar los registros al momento — buscar en el ordenador de alguien de vacaciones no es "acceso inmediato"
La solución: un software que sí cumple la ley
Un software de fichaje digital como Talavora resuelve todos estos problemas automáticamente:
- El trabajador ficha en tiempo real desde su móvil, desde la tablet de la entrada o apuntando la cámara a un QR
- Registro inalterable con trazabilidad completa
- Acceso remoto para la Inspección en tiempo real
- Conservación automática 4 años en servidores UE
- Registro automático de pausas y horas extra
- Portal del trabajador con sus registros
Cuánto cuesta dejar de usar Excel
| Solución | Coste mensual (10 trab.) | Cumple ley 2026 |
|---|---|---|
| Excel o papel | 0 € | No |
| Talavora | 29 € | Sí |
Con Talavora, 10 trabajadores pagan 29 € al mes (sin IVA; el detalle, en precios). Una multa mínima de 6.260€ equivale a 17 años de suscripción.
Cómo cambiar de Excel a Talavora en menos de 1 hora
- Solicita una demo en talavora.com/registro — 2 minutos
- Importa tus trabajadores — 15 minutos
- Configura horarios y turnos — 20 minutos
- Talavora avisa a tus trabajadores por correo con su enlace de acceso — 1 minuto
- Empezáis a fichar el mismo día
Total: menos de 40 minutos y ya cumples la ley.