Control de personal en obras de construcción y subcontratas

¿Qué incluye el control de personal en una obra de construcción?

En una obra con varias empresas se mezclan preguntas que conviene separar, porque cada una tiene su norma y su responsable. Un ejemplo corriente: una comunidad de propietarios encarga la rehabilitación de la fachada a una constructora, que subcontrata la electricidad y los andamios, y el electricista a su vez trae a otra empresa para las canalizaciones. Un martes cualquiera hay cuatro empresas en el tajo y alguien tiene que saber quién puede entrar, con qué papeles y cuántas horas ha hecho cada uno.

Esta guía va de esas preguntas. Cómo fichan los operarios (geovallado por obra, sin cobertura, tablet en la caseta) lo contamos aparte en la guía de control horario en construcción.

¿Quién decide quién puede entrar en la obra?

Cuando en la ejecución intervienen más de una empresa, o una empresa y autónomos, el promotor tiene que designar un coordinador de seguridad y salud (art. 3.2 del RD 1627/1997). Entre sus funciones está, literalmente, «adoptar las medidas necesarias para que sólo las personas autorizadas puedan acceder a la obra» (art. 9.f). Si no hace falta coordinador, esa función la asume la dirección facultativa.

La norma no dice cómo hacerlo: no exige tornos ni un tipo concreto de registro de entradas. Cada contratista elabora su plan de seguridad y salud, que el coordinador aprueba antes de empezar (art. 7.1), y la comunicación de apertura del centro de trabajo, que presentan los contratistas antes del inicio de los trabajos, incluye ese plan (art. 19.1). En la obra queda además el libro de incidencias, que custodia el coordinador (art. 13).

Lo que vemos funcionar en obras pequeñas y medianas es sencillo:

• Una lista de personas autorizadas por empresa, con nombre, empresa y oficio, que el encargado de cada subcontrata actualiza cuando cambia la cuadrilla.
• Alguien en la obra (el encargado del contratista, normalmente) que la contrasta a primera hora y no deja pasar a quien no está.
• Un cambio de cuadrilla se avisa antes, no el mismo día en la puerta: el operario nuevo de la subcontrata tiene que llegar con su formación acreditada.

¿Qué papeles hay que pedir a cada subcontrata?

La Ley 32/2006 se aplica a los contratos de subcontratación en obras de construcción, y su lista es amplia: excavación, construcción, instalaciones, rehabilitación, reparación, derribo, mantenimiento, conservación, pintura y limpieza (art. 2). La reforma de un local o de un piso entra.

Inscripción en el REA

Toda empresa que quiera ser contratada o subcontratada en una obra tiene que estar inscrita en el Registro de Empresas Acreditadas (art. 4.2.b de la Ley y art. 3 del RD 1109/2007). Se inscribe en el registro de la comunidad autónoma de su domicilio, la inscripción vale para todo el territorio (art. 6 de la Ley) y dura tres años, renovables (art. 6.1 del RD 1109/2007).

El contratista tiene que vigilar que sus subcontratas cumplen (art. 7.1 de la Ley). Si no lo hace, responde solidariamente de sus obligaciones laborales y de Seguridad Social (art. 7.2). La forma de cubrirse está en el art. 6.3 y 6.4 del RD 1109/2007: obtener la certificación de inscripción de la subcontrata, pedida dentro del mes anterior al inicio del contrato. Con ella se entiende cumplido el deber de vigilancia sobre la inscripción para esa obra.

Hasta dónde puede llegar la cadena

El contratista puede subcontratar, y el primer y el segundo subcontratista también. El tercero ya no, el autónomo tampoco, y no puede subcontratar quien en la obra aporta básicamente mano de obra (art. 5.2 de la Ley). Se puede ampliar un nivel más de forma excepcional, con causa justificada y aprobación previa de la dirección facultativa anotada en el Libro de Subcontratación (art. 5.3). En el ejemplo de la fachada: si la empresa de canalizaciones, que ya es segundo nivel, trae a una tercera, esa tercera no puede pasar el trabajo a nadie más.

El Libro de Subcontratación

Cada contratista tiene que tener su Libro de Subcontratación, en la obra en todo momento (art. 8 de la Ley). Lo obtiene antes de subcontratar con una empresa o un autónomo (art. 13 del RD 1109/2007), lo habilita la autoridad laboral del territorio donde se ejecuta la obra (art. 14.1) y en él se anota cada subcontratación por orden cronológico, antes de que esa empresa empiece (art. 15.2). Se conserva cinco años desde que termina su participación en la obra (art. 16.1).

Dos matices útiles para las reformas. Si el promotor contrata directamente a autónomos, se le trata como contratista a efectos del libro, salvo el cabeza de familia que encarga obras en su vivienda (disposición adicional segunda). Y el libro registro que el art. 42.4 del Estatuto pide cuando varias empresas comparten centro se da por cumplido en obra con el propio Libro de Subcontratación (disposición adicional quinta).

Prevención, Seguridad Social y formación

Las empresas que coinciden en la obra tienen que cooperar y avisarse de los riesgos de lo que hace cada una (art. 4 del RD 171/2004). Antes de empezar, el empresario principal exige por escrito a contratistas y subcontratistas que acrediten su evaluación de riesgos, su planificación preventiva y la información y formación de sus trabajadores (art. 10). En una obra, ese papel lo tiene el contratista (disposición adicional primera).

Si se subcontrata obra de la propia actividad, el art. 42 del Estatuto añade pedir por escrito el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (42.1), la responsabilidad solidaria por cuotas y salarios (42.2) y que los trabajadores de la subcontrata sepan por escrito quién es la empresa principal (42.3).

Sobre formación, el VII Convenio general del sector de la construcción, vigente hasta el 31/12/2026 (art. 7.1), dice que quienes trabajan en obra en empresas de su ámbito deberán tener, al menos, la formación inicial en prevención (art. 141.3). La Tarjeta Profesional de la Construcción, que expide la Fundación Laboral de la Construcción, acredita esa formación, la categoría y los periodos de ocupación (art. 154.1), y caduca a los cinco años (art. 161). A falta de convenio colectivo, el art. 12.4 del RD 1109/2007 fija una formación específica de al menos diez horas.

¿Quién registra la jornada de los trabajadores de la subcontrata?

La subcontrata. El art. 34.9 del Estatuto obliga a «la empresa» a garantizar el registro diario con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora, y a conservarlo cuatro años. La guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada (págs. 4-5) lo aplica a las contratas del art. 42: como el control de la actividad sigue en la contratista o subcontratista, «verdadera empleadora», es ella la responsable del registro. Es un criterio informativo de la Dirección General de Trabajo, no una norma, pero es el que hay por escrito.

La misma guía admite que, cuando los trabajadores de la contratista trabajan en el centro de la principal, las dos empresas acuerden usar el sistema de registro de la principal. Aun así, conservar los registros sigue siendo obligación de la contratista.

En la práctica, el contratista suele querer saber cuántas horas ha estado cada subcontrata en la obra, sobre todo si le paga por administración. Eso es control del contrato, no registro de jornada: basta con un parte diario por empresa, con personas y horas, firmado por su encargado. Pedir a la subcontrata una copia del registro de jornada de cada trabajador es otra cosa: son datos personales de la plantilla de otra empresa, y antes conviene preguntarse para qué se necesitan.

Localización de trabajadores en obra: ¿cómo saber quién está dentro?

Cuando alguien busca «localización de trabajadores en obra» suele querer una de estas dos cosas, y se resuelven de forma distinta.

Quién está dentro ahora mismo

Es lo que necesita el encargado a media mañana y, sobre todo, en una evacuación: contar a todas las personas que hay en la obra, también a las de las subcontratas. Por eso la lista de presencia no puede salir solo del fichaje de una empresa. Lo práctico es la lista de autorizados de cada empresa y una marca de entrada y salida en el acceso de la obra, que alguien lleva al día. Para tu propia plantilla, el registro de jornada ya dice quién ha fichado la entrada y no la salida.

Dónde estaba cada operario al fichar

La empresa puede tomar la ubicación de sus trabajadores al fichar sin pedir consentimiento, siempre que antes les informe de forma expresa, clara e inequívoca, y a su representación si la hay (art. 90 de la LOPDGDD). Para saber a qué hora empezó y terminó alguien en la obra basta la posición en ese momento; seguir el recorrido durante la jornada es otro tratamiento que hay que justificar aparte. Lo explicamos con sentencias y criterios de la AEPD en geolocalización al fichar: qué permite la ley.

En obra hay un motivo práctico para que el geovallado avise y no bloquee: sótanos, forjados y estructuras metálicas engañan al GPS del móvil, y quien llega el lunes a una obra nueva puede tener asignada todavía la de la semana pasada. Si la aplicación no le deja fichar, sus horas no quedan registradas, que es justo lo contrario de lo que pide el 34.9. Si lo deja y marca la distancia, el encargado lo revisa.

Y una aclaración: la ubicación del fichaje dice dónde estaba cada persona de tu plantilla al empezar y al terminar. No sirve para saber quién de las subcontratas está en la obra; eso sale de la lista de autorizados y del control de acceso de la propia obra.

Control horario para empresas de reformas: ¿cómo se registran las horas de cada obra?

El art. 34.9 no distingue por tamaño: una empresa de reformas con cuatro personas registra la jornada igual que una constructora (para las más pequeñas, lo resumimos en control horario para autónomos con empleados). Lo que cambia es la forma del día. Un ejemplo: un oficial empieza a las 8:00 en una cocina, a las 11:30 pasa por el almacén, a las 12:15 llega a un baño en otra calle y a las 16:30 va a tomar medidas a un tercer piso.

Para el registro de jornada, eso es una sola jornada: entrada a las 8:00, salida al terminar y las pausas si las hay. No hace falta fichar salida y entrada en cada obra. Lo que el dueño de la empresa quiere saber, además, es cuántas horas se fueron en cada obra, y eso es imputación de horas, no registro de jornada. Mezclar las dos cosas es lo que acaba en hojas de horas que no cuadran con nada.

Si los trayectos entre obras cuentan como tiempo de trabajo efectivo no lo vamos a resolver aquí: depende del caso y de lo que diga tu convenio, y conviene preguntarlo a tu asesor laboral. La guía del Ministerio sí da una pauta para quien trabaja fuera del centro habitual: registrar el tiempo de trabajo efectivo y dejar constancia expresa de cómo se ha computado (pág. 6). Con la furgoneta, si lleva localizador, se aplica lo dicho sobre geolocalización: informar antes y no mirar fuera de jornada si no está permitido su uso privado.

¿Y el Libro de Subcontratación en una reforma? Solo si se subcontrata. El art. 13 del RD 1109/2007 lo pide «con carácter previo» a subcontratar con una empresa o un autónomo; si la empresa de reformas hace toda la obra con su propia plantilla, no hay subcontrataciones que anotar. En cuanto encarga la fontanería a otra empresa o la pintura a un autónomo, sí.

¿Qué hace Talavora en una obra y qué no hace?

Talavora lleva el registro de jornada de tu plantilla y las horas de cada obra. En concreto:

• Cada obra, un centro con su radio (plan Operaciones). El fichaje se compara con el centro asignado a cada persona; fuera del radio se ficha igual, queda anotada la distancia y se avisa al responsable. Sin ubicación del móvil, también se ficha y queda marcado.
• La obra al fichar (plan Operaciones). Al fichar la entrada se elige el proyecto. Si a media mañana se cambia de obra, el cronómetro de proyecto se para en una y se arranca en la siguiente, sin tocar la jornada. Las horas de cada obra se comparan con las presupuestadas.
• Sin cobertura. La aplicación del móvil y la tablet guardan el fichaje con su hora real y lo envían cuando vuelve la señal.
• Tablet en la caseta y puntos en la obra (todos los planes). Quien no lleva smartphone ficha en la tablet con su PIN o su tarjeta; también se pueden pegar etiquetas NFC o códigos QR en cada obra, y si alguien ficha con el código y su móvil lo sitúa lejos del punto, queda anotado.
• Quién está ahora, por centro: quién está trabajando, quién en pausa, quién tiene una ausencia justificada y quién debería estar y no ha fichado. Y un listado de emergencia que se imprime o se descarga en CSV o PDF.
• Lo encargado a cada subcontrata como coste de la obra (plan Operaciones, con el coste de cada proyecto): proveedor, lo acordado, lo hecho y lo facturado, con el pedido o la factura adjuntos.

Lo que no hace: Talavora no gestiona la documentación de subcontratas (CAE). No pide ni guarda certificados del REA, evaluaciones de riesgos, tarjetas profesionales ni certificados de la Seguridad Social, no lleva el Libro de Subcontratación ni el libro de incidencias, y no registra la jornada de trabajadores de otras empresas. Tampoco es un control de accesos físico de la obra, así que su «Quién está» cuenta a tu plantilla, no a las subcontratas. Para la documentación de la cadena hay plataformas de coordinación de actividades empresariales; Talavora se ocupa de las horas de tu gente.

Cómo queda en una constructora, con capturas, en la página de control horario para construcción. El plan Operaciones, el pensado para obras, cuesta 29 € + desde 3,50 € por trabajador activo · más barato a partir de 26; el detalle de los tres planes está en precios.

Fuentes

1. Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, arts. 2 a 8 — BOE consolidado
2. Real Decreto 1109/2007, que desarrolla la Ley 32/2006 (REA y Libro de Subcontratación), arts. 3, 6, 12 a 16 y disposiciones adicionales 2.ª y 5.ª — BOE consolidado
3. Real Decreto 1627/1997, disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción, arts. 3, 7, 9, 13 y 19 — BOE consolidado
4. Real Decreto 171/2004, coordinación de actividades empresariales, arts. 4 y 10 y disposición adicional 1.ª — BOE consolidado
5. Estatuto de los Trabajadores, arts. 34.9 y 42 — BOE consolidado
6. VII Convenio colectivo general del sector de la construcción (BOE-A-2023-19903), arts. 7, 141, 154, 156, 157 y 161
7. Dirección General de Trabajo: Guía sobre el registro de jornada (2019), págs. 4-6
8. Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 90 — BOE consolidado

Equipo Talavora · Última revisión de las fuentes: 15/10/2026. Este artículo es información general, no asesoramiento para un caso concreto.